Vienas išnuomotas butas telpa galvoje. Antras – dar telpa, tik jau su priminimu telefone. Trečias ar ketvirtas beveik visada baigiasi ta pačia lentele „Excel" faile, kurioje po pusmečio nebeaišku, kuris stulpelis ką reiškia ir ar birželio komunaliniai jau padengti. Šis tekstas – apie tai, kur tiksliai lentelė nustoja veikti, kas sugenda pirmiausia ir kokią tvarką verta susikurti, kol butų dar nedaug.
Kodėl viena lentelė nustoja veikti
Lentelė puikiai tinka vienam dalykui – užrašyti, kas jau įvyko. Problema ta, kad nuomotojui reikia priešingo: matyti, kas dar neįvyko. Lentelė niekada pati nepasakys, kad vienas nuomininkas šį mėnesį nesumokėjo, o kito sutartis baigiasi po trijų savaičių.
Kai butų daugėja, atsiranda trys dalykai, kurių vienas failas nebeišlaiko:
- Daugėja ne butų, o terminų. Kiekvienas butas turi savo mokėjimo dieną, savo sutarties pabaigą, savo komunalinių sąskaitų ciklą ir savo skaitiklių rodmenis. Keturi butai – tai ne keturi įrašai, o kelios dešimtys datų per metus.
- Informacija guli skirtingose vietose. Sutartis – aplanke arba stalčiuje, mokėjimai – banko išraše, komunalinės sąskaitos – el. pašte ar tiekėjų savitarnose, susirašinėjimas su nuomininku – žinutėse. Norint atsakyti į paprastą klausimą „ar šis butas šiemet buvo pelningas", tenka atsidaryti keturis šaltinius.
- Nebelieka atminties. Su vienu butu prisimeni viską. Su penkiais po metų nebeprisimeni, ar tas šaldytuvas buvo keistas prieš metus, ar prieš trejus, ir kuriame bute.
Kas sugenda pirmiausia
Pagal tai, ką nuomotojai pastebi patys, eiliškumas beveik visada toks:
- Mokėjimų sekimas. Nepastebėtas vėlavimas. Pinigai ateina, tik viena pavarde ir be paskirties, arba ateina ne visi, ir tai paaiškėja tik tada, kai susikaupia dviejų mėnesių skola.
- Komunaliniai mokesčiai. Sąskaitos ateina skirtingu metu, dalis – butui, dalis – nuomininkui, ir kas mėnesį reikia iš naujo sudėti, kiek nuomininkas skolingas be nuomos.
- Sutarčių terminai. Baigiasi terminuota sutartis, o niekas jos nepratęsė. Arba pratęsė žodžiu, o popieriuje liko sena kaina.
- Depozitai. Po dvejų metų nebeaišku, kiek konkrečiai buvo paimta, ar buvo skaičiuota kaip vieno mėnesio nuoma, ir kas iš jos jau buvo išskaičiuota.
- Mokesčių dokumentai. Metų pabaigoje reikia surinkti visų butų metines pajamas, o dalis mokėjimų buvo grynaisiais arba be aiškios paskirties.
- Turto istorija. Kada keistas boileris, kada dažytos sienos, kokios spalvos, kur garantiniai talonai. Šito paprastai net nebandoma fiksuoti – ir būtent to labiausiai trūksta parduodant butą ar ginčijantis dėl depozito.
Pirmi trys punktai kainuoja pinigus tiesiogiai. Likusieji kainuoja tada, kai kyla ginčas arba kai reikia greitai priimti sprendimą.
Vienas butas – vienas rinkinys
Paprasčiausia taisyklė, kuri išlaiko net dešimt butų: kiekvienas butas turi savo pilną rinkinį, ir visi rinkiniai atrodo vienodai. Į vieno buto rinkinį įeina:
- galiojanti nuomos sutartis ir visi jos priedai;
- buto perdavimo–priėmimo aktas su skaitiklių rodmenimis ir nuotraukomis;
- depozito suma, data ir sąlygos;
- nuomos kaina, mokėjimo diena ir kas moka už kurias komunalines paslaugas;
- kas mėnesį – sąskaita nuomininkui ir žyma, ar apmokėta;
- remonto ir pirkinių istorija su datomis bei sumomis.
Svarbiausia ne forma, o tai, kad visiems butams ji būtų ta pati. Kai kiekvienas butas tvarkomas „savaip", nuo trečio buto pradedi ne administruoti, o prisiminti. Jei sutarties šablono dar neturite arba kiekvienam butui jis skirtingas, pradėkite nuo vienodo pagrindo – apie tai, kas sutartyje privalo būti, rašėme buto nuomos sutarties straipsnyje.
Mėnesio ritmas, kai butų keli
Su vienu butu mėnesio darbai daromi tada, kai prisimeni. Su keliais tai neveikia – reikia fiksuotos dienos. Praktiškas variantas: viena diena mėnesio pradžioje ir viena pabaigoje.
Mėnesio pradžioje – išsiųsti visiems nuomininkams sąskaitas su ta pačia struktūra: nuoma, komunaliniai, mokėjimo terminas. Vienodos sąskaitos sutaupo daugiausia laiko, nes nebereikia kiekvieną kartą galvoti, kaip jas surašyti. Ką jose būtina nurodyti, surašyta straipsnyje apie nuomos sąskaitą nuomininkui.
Mėnesio pabaigoje – peržiūrėti, kas sumokėjo, kas ne, ir kokie terminai artėja kitą mėnesį. Tai turi būti vienas žvilgsnis į vieną vietą, o ne keturi banko išrašai.
Visą mėnesio darbų sąrašą detaliai išnarstėme nuomotojo mėnesio apžvalgoje – kai butų keli, tas pats sąrašas tiesiog kartojasi, tik jį reikia daryti paketu, o ne po vieną butą.
Komunaliniai mokesčiai: kur dingsta daugiausia laiko
Didžioji dalis kelių butų administravimo laiko išeina ne nuomai, o komunaliniams. Priežastis paprasta: nuoma yra vienoda kas mėnesį, o komunaliniai – ne, ir juos reikia perskaičiuoti kiekvienam butui atskirai.
Ką verta nuspręsti vieną kartą ir laikytis visuose butuose:
- ar nuomininkas moka tiekėjams tiesiogiai, ar viską perrašote į savo sąskaitą;
- kas deklaruoja skaitiklių rodmenis ir iki kurios mėnesio dienos;
- kas dengia fiksuotus mokesčius, nepriklausančius nuo suvartojimo (kaupiamąsias lėšas, administravimą, liftą);
- ką darote, kai sąskaita ateina pavėluotai už praėjusį laikotarpį.
Jei šie keturi klausimai visuose butuose atsakyti vienodai ir surašyti sutartyje, mėnesio darbas sutrumpėja kelis kartus. Jei kiekviename bute susitarta kitaip – laikas nebesitaupo niekada.
Skaičiai, kuriuos verta matyti per visą portfelį
Kai butas vienas, užtenka jausmo. Kai butų keli, jausmas apgauna: vienas butas dažniausiai tyliai dotuoja kitą, ir to nesimato, kol visos pajamos plaukia į tą pačią sąskaitą.
Minimalus rinkinys, kurį verta žinoti apie kiekvieną butą atskirai:
- Metinės grynosios pajamos – nuoma minus jūsų dengiami mokesčiai, remontas, draudimas ir mokesčiai valstybei.
- Prastova per metus – kiek mėnesių butas stovėjo tuščias. Vienas tuščias mėnesis dažnai suvalgo daugiau nei visi metiniai smulkūs remontai.
- Remonto išlaidos per metus – čia paprastai ir slypi butas, kuris atrodo pelningas, bet nėra.
- Pajamingumas nuo turto vertės – ar šis butas apskritai vertas to, kad jį laikytumėte, palyginti su kitais.
Paskutinį skaičių verta persiskaičiuoti ir prieš perkant kitą butą – tam ir yra pajamingumo skaičiuoklė. Apie tai, kaip iš kelių butų susidėlioti prognozuojamą srautą, o ne atsitiktines įplaukas, rašėme pasyvių pajamų iš NT straipsnyje.
Mokesčiai: kas pasikeičia nuo antro buto
Nuo kelių butų mokestinė pusė nustoja būti savaime aiški. Skirtingi apmokestinimo būdai – gyventojų pajamų mokestis nuo nuomos pajamų, individuali veikla ar verslo liudijimas – tampa nebe formalumu, o sprendimu, kuris kasmet gali kainuoti skirtingai, nes verslo liudijimo kaina priklauso ir nuo savivaldybės, ir nuo butų skaičiaus.
Konkrečių tarifų, verslo liudijimo kainų ir deklaravimo datų čia sąmoningai nenurodome: jos keičiasi kasmet ir skiriasi pagal savivaldybę. Aktualias sumas visada tikrinkite VMI informacijoje arba pasitarkite su buhalteriu. Kaip veikia patys apmokestinimo būdai ir kuo jie skiriasi, paaiškinta buto nuomos mokesčių straipsnyje.
Viena praktinė taisyklė galioja bet kuriuo atveju: kad ir kurį būdą pasirinktumėte, metų pabaigoje reikės pajamų sumos pagal kiekvieną butą ir pagal kiekvieną mėnesį. Jei tai renkate tik gruodį, prarandate savaitgalį. Jei kaupiate kas mėnesį – tai kelių minučių darbas.
Kada lentelės nebeužtenka
Nėra magiško buto skaičiaus, po kurio reikia keisti sistemą. Yra požymiai:
- bent kartą per metus pamiršote išrašyti ar išsiųsti sąskaitą;
- negalite per minutę atsakyti, kuris nuomininkas šiuo metu skolingas ir kiek;
- nežinote iš atminties, kada baigiasi artimiausia sutartis;
- metinę deklaraciją pildote atsidarę banko išrašą ir bandydami atkurti, kas tai buvo per pavedimas;
- vengiate pirkti dar vieną butą ne dėl pinigų, o dėl to, kad „nebeturėsiu kada visko tvarkyti".
Paskutinis požymis rimčiausias: tai reiškia, kad administravimas jau tapo jūsų augimo stabdžiu.
Tada yra du keliai. Pirmas – perduoti priežiūrą kitam; kada tai apsimoka ir kada ne, palyginome straipsnyje apie buto priežiūros perdavimą. Antras – pasilikti valdymą sau, bet perkelti butus, sutartis, sąskaitas ir mokėjimų sekimą į vieną vietą, kur visi butai matomi viename sąraše, o ne keliuose failuose; tam ir skirta Savitarna.
Ką daryti pirmiausia, jei butų jau keli
Jei šiandien turite tris ar keturis butus ir jaučiate, kad sistema girgžda, nereikia nieko perdaryti iš karto. Užtenka vienos popietės:
- Surašykite visus butus į vieną sąrašą – adresas, nuomininkas, kaina, mokėjimo diena, sutarties pabaiga, depozitas.
- Pažymėkite, kurių butų duomenų neradote per penkias minutes. Būtent ten ir yra jūsų silpnoji vieta.
- Suvienodinkite tai, kas dar nesuvienodinta: sutarties šabloną, sąskaitos formą ir komunalinių dalybų taisyklę.
- Pasirinkite dvi fiksuotas dienas per mėnesį ir įsirašykite jas į kalendorių kaip pasikartojantį įvykį.
Tvarka su keliais butais laimima ne darbštumu, o tuo, kad visi butai tvarkomi vienodai. Tai vienintelis dalykas, kuris nesikeičia, kai butų iš trijų tampa aštuoni.